Menulis Proposal Untuk Bagian Keperluan

A.          Latar Belakang

Pada dasarnya setiap kegiatan yang dilakukan oleh seorang atau sekelompok orang dilakukan sebagai upaya untuk memenuhi tujuan yang telah disepakati bersama. Dalam kegiatan itu tentunya ada hal yang harus melengkapi sebagai prasyarat yang bisa memudahkan dalam menjalankan kegiatan yang akan dilaksanakan. Hal itu disebut sebagai proposal. Proposal dibuat sebagai rancangan atau rencana terhadap kegiatan yang akan dijalankan nantinya walaupun terkadang dari perencanaan tersebut masih ada beberapa yang nanti kemungkinan kurang sesuai dengan apa yang dilakukan ketika dilapangan. Proposal sebagai rancangan atau rencana yang sudah tersusun rapi akan sangat memudahkan dalam menjalankan kegiatan yang akan dilakukan.

Selain sebagai rancangan suatu kegiatan proposal juga merupakan sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau kelompok) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Diharapkan dari proposal tersebut dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan.

Tetapi juga perlu di garis bawahi bahwa penulisan proposal hanya salah satu dari sekian banyak tahap perencanaan. Penulisan proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya. Sehingga sebenarnya proposal memang hanya sekedar rancangan yang tidak begitu mendetail terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dilaksanakan.

B.          Hakikat Pengertian Proposal

Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering mengadakan suatu acara atau kegiatan. Dalam melakukan suatu acara tersebut kita perlu merencanakannya terlebih dahulu. Rencana tersebut disebut proposal. proposal adalah sebuah tulisan yang dibuat oleh si penulis yang bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah rencana dan tujuan suatu kegiatan kepada pembaca. Diharapkan proposal tersebut dapat memberikan informasi yang detail kepada pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan. Berdasarkan kajian etimologis, proposal berasal dari kata bahasa inggris “propose” yang berarti mengusulkan, mengemukakan, atau menawarkan. Sedangkan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), proposal berarti rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja.

Pengertian proposal bila dikaji dengan kajian praktis maka akan menghasilkan beberapa pendapat tentang pengertian proposal. Berikut ini dibahas beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian proposal. Menurut Rieefky, proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Senada dengan pendapat di atas, nenghepi berpendapat bahwa proposal adalah rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan. Rieefky juga berpendapat bahwa penulisan proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap¬tahap sebelumnya. Proposal dalam bahasa Indonesia berasal dari kata “Propos” yang berarti mengusulkan. Secara umum proposal berarti

suatu konsep pemikiran dalam bentuk tulisan tentang sesuatu proyek kegiatan yang akan dilaksanakan.

Untuk lebih memahami pengertian proposal kita bisa membandingkan pengertiannya dengan proposal dalam dunia ilmiah, proposal adalah suatu rancangan desain penelitian (usulan penelitian) yang akan dilakukan oleh seorang peneliti tentang suatu bahan penelitian. Proposal merupakan rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Menurut Hasnun Anwar (2004:73), proposal adalah rencana yang disusun untuk kegiatan tertentu. Jay (2006:1) menyatakan proposal adalah alat bantu menejemen standar agar manajemen dapat berfungsi secara efisien. Menurut Hadi (http://pustaka.ac.id) menyatakan proposal adalah suatu usulan tersruktur untuk agenda kerjasama bisnis antar lembaga, perusahaan, usulan kegiatan sampai pada pemecahan masalah.

Keraf (2001:302) mempunyai pendefinisian yang agak berbeda dengan pendapat-pendapat diatas yaitu proposal adalah suatu saran atau permintaan kepada

seseorang atau suatu badan untuk mengerjakan atau melakukan suatu pekerjaan.

Proposal dalam dunia ilmiah (pendidikan) adalah suatu rancangan desain penelitian (usulan penelitian) yang akan dilakukan oleh seorang peneliti tentang suatu bahan penelitian. “Proposal penelitian” bagi seorang peneliti atau mahasiswa digunakan untuk membantu membuat penelitian (skripsi, tesis, disertasi). Penulisan

proposal adalah suatu langkah penggabungan dari berbagai perencanaan yang telah dibuat dalam tahap-tahap sebelumnya.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan proposal adalah suatu rancangan kegiatan atau kerja yang disusun secara sistematis dan terperinci sesuai standar oleh seseorang atau sekelompok peneliti untuk diajukan kepada pihak yang dikehendaki dalam mendapatkan persetujuan maupun bantuan dalam penelitiannya.

C.          Ciri-ciri Proposal

Adapun ciri-ciri proposal sebagai berikut

1.            Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan. Proposal dibuat dengan singkat agar donatur atau pihak tertentu mengetahui pokok isi acara yang akan diselenggarakan

2.            Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan. Proposal seharusnya diberikan kepada donatur atau instansi terkait minimal satu bulan sebelum acara sebagai pemberitahuan kepada instansi atau donatur tersebut.

3.            Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara. Proposal disusun dengan tujuan-tujuan yang biasanya disesuaikan dengan latar belakang sebuah acara.

4.            Berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah dijilid yang nantinya diserahkan kepada yang penyelenggara acara. Proposal pada dasarnya berupa lembaran-lembaran yang berisi sebuah susunan acara atau kegiatan yang diserahkan penyelenggara kepada donatur.

5.            Ada pihak yang mengajukan. Salah satu ciri proposal adalah adanya pihak yang mengajukan. Pihak yang mengajukan tersebut sebagai pihak yang mengusulkan suatu rencana atau kegiatan.

6.            Ada pihak yang menyetujui. Adanya pihak yang menyetujui menjadi salah satu dari cirri dari proposal. Hal ini berkaitan dengan salah satu fungsi proposal yakni sebagai legalisasi suatu rencana kegiatan.

7.            Terdapat gambaran kegiatan secara umum. Gambaran kegiatan disertakan dalam proposal berguna untuk memberikan informasi pada siapapun yang hendak ditunjukan proposal tersebut agar memiliki/mengetahui apa yang sebenarnya keinginan/maksud yang terkandung dalam proposal tersebut.

8.            Mempunyai kekuatan persuasif. Proposal mempunyai cirri persuasif yaitu dapat diartikan sebagai bentuk seni baik verbal maupun non verbal yang bertujuan untuk menyakinkan seseorang agar melakukan sesuatu yang dikehendaki pada waktu sekarang maupun yang akan datang.

9.            Disusun sebelum rencana kerja. Proposal disusun sebelum membuat rencana kerja secara keseluruhan, ini bermaksud agar penerima mengetahui gambaran kegiatan secara keseluruhan kegiatan yang akan disetujuinya.

10.       Bersifat bisnis. Proposal bersifat bisnis, maksudnya proposal dibuat dengan tujuan untuk mengajukan kerjasama dan perjanjian atas suatu kegiatan.

11.       Memiliki sasaran dan tujuan yang jelas. Proposal disusun harus mempunyai sasarn dan tujuan yang jelas agar proposal tersebut bisa diterima dan disetujui oleh pihak yang menerima proposal dalam mengadakan pertimbangan.

D.          Manfaat Proposal

Adapun manfaat pembuatan proposal sebagai berikut.

1.            Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Proposal digunakan sebagai pegangan pelaksanaan, sehingga acara atau kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan sistematis sesuai dengan rencana dan agar tujuan dari acara tersebut memperoleh hsil yang diharapkan.

2.            Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut. Proposal disusun untuk memberitahukan kepada donatur kegiatan apa saja yang akan dilakukan pada acara tersebut.

3.            Untuk meyakinkan para donatur atau sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan. Proposal dibuat sebagai alat untuk meyakinkan donatur agar pihak dari donatur mau untuk menjalin kerjasama kepada pihak penyelenggara.

4.            Sebagai gambaran awal sebuah kegiatan. Pada dasarnya sebuah proposal diuraikan secara rinci mengenai awal kegiatan, mulai dari tujuan kegiatan hingga dana kegiatan.

5.            Sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak berwenang. Proposal digunakan sebagai usulan atau perjanjian untuk melegalkan suatu kegiatan sehingga perlu mendapatkan persetujuan terlebih dahulu dari pihak yang berwenang.

6.            Sebagai alat pengontrol jalannya kegiatan. Proposal digunakan sebagai pegangan pelaksanaan setiap tahapan kegiatan.

7.            Sebagai alat evaluasi kegiatan. Proposal digunakan sebagai alat evaluasi kegiatan yaitu sebagai cerminan sukses tidaknya suatu kegiatan yang dapat dilihat dari rancangan yang ada di dalam proposal.

8.            Sebagai salah satu alat untuk memperluan jaringan kerja dan komunikasi. Dilihat dari segi hubungan sosial, proposal tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk memperoleh persetujuan dari pihak lain melainkan sebagai alat yang mendukung hubungan kerja yang lebih komunikatif.

E.    Keunggulan Proposal dan Kelemahan Proposal

1.     Keunggulan Proposal

Keunggulan proposal adalah sebagai berikut:

a.            Dapat menarik sponsor untuk memberikan sumbangan dana

b.            Dapat menjadi bukti legalitas

c.             Memperlancar dan mempermudah pelaksanaan kegiatan

d.            Memperkecil masalah yang timbul dalam suatu kegiatan

e.             Sebagai rancangan biaya

f.              Transparan, efektif, dan efisien

2.      Kelemahan Proposal

Kelemahan proposal adalah sebagai berikut:

a.            Tidak memiliki kekuatan tanpa adanya juru bicara

b.            Memiliki tingkat kepercayaan yang rendah

F.    Tujuan Penyusunan Proposal

1.     Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut.

2.     Menjadi rencana yang mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.

3.     Untuk menyakinkan para donatur/sponsor agar mereka memberikan dukungan meterial maupun financial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan.

4.     Mendapatkan persetujuan.

5.     Sebagai titik acuan.

G.    Syarat-syarat Menyusun Proposal

Syarat-syarat yang harus dipenuhi dalam menyusun proposal yang baik sebagai berikut:

1.            Sistematis Artinya, proposal yang disusun harus berurutan secara sistematis menurut pola tertentu, dari yang paling sederhana hingga yang paling kompleks agar efektif dan efisien

2.            Berencana Artinya, proposal tersebut dibuat secara sengaja dan telah dipikirkan langkah-langkah pelaksanaanya, serta mengacu pada tujuan yang ingin dicapai dalam kegiatan tersebut.

3.             Mengikuti konsep ilmiah Artinya, pengerjaan proposal mulai dari awal hingga akhir harus sesuai dengan cara-cara atau metode ilmiah yang sudah ditentukan.

4.             Jelas dan dapat dimengerti Proposal yang dibuat harus jelas dan menggambarkan kegiatan yang kan dilaksanakan. Sehingga pihak penerima dapat mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan yang kan dilaksanakan tersebut.

H.    Bagian-Bagian yang Harus Ada Dalam Proposal

Adapun bagian-bagian dalam proposal meliputi:

1.            Waktu dan Tempat Pelaksanaan Harus dijelaskan waktu dan tempat dilaksanakannya kegiatan secara tepat dan jelas.

2.            Sasaran Kegiatan. Sasaran kegiatan yang merupakan objek yang menjadi  sasaran dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Contoh dalam suatu kegiatan “LKMM”, sasaran kegiatannya adalah mahasiswa.

3.            Susunan Panitia. Susunan panitia merupakan pelaksana dari kegiatan yang diajukan. Harus disusun secara jelas dengan sistematika yang mudah dipahami.

4.            Susunan Acara. Susunan acara merupakan pelaksanaan dari kegiatan yang diajukan. Harus disusun secara jelas dengan sistematika yang mudah  dipahami. Denngan minimal memuat unsur waktu, kegiatan, tempat dan penanggung jawab.

5.            Rancangan Anggaran Biaya. Merupakan rancangan perkiraan pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan yang diajukan. Format anggaran terdiri atas, nomor urut, kebutuhan seksi, volume, jumlah (contoh terlampir)

6.            Penutup. Merupakan kata penutup dari proposal yang diajukan.Berisi kata harapan dan terima-kasih.

7.            Pengesahan. Bagian pengesahan digabung dengan sub bab sebelumnya (tidak dibuat dalam lembar tersendiri) yang berisi :

a.            Tanggal pengesahan

b.            Instansi pelaksana kegiatan

c.             Pengesahan

A. Judul Proposal

Judul proposal kegiatan dibuat singkat dan jelas. Harus dapat mengambarkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Perlu diperhatikan pemenggalan kata yang tepat saat pergantian baris. Judul proposal diletakkan pada baris pertama seelum latar belakang.

B. Latar Belakang

Latar belakang berisi hal hal yang melatarbelakangi keinginan/daya dorong untuk melaksanakan kegiatan yang diajukan.

C.  Nama Kegiatan

Nama kegiatan merupakan nama kegiatan yang diajukan. Disajikan secara

menarik untuk publikasi.

D. Tema Kegiatan

Tema kegiatan adalah tema dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan. Merupakan materi yang diangkat dalam pelaksanaan kegiatan tersebut.

E.  Tujuan Kegiatan

Tujuan kegiatan adalah hal yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan yang diajukan.

F.  Landasan Kegiatan

Landasan kegiatan adalah hal yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan yang

diajukan.

I.             Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Menyusun Proposal

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun proposal sebagai berikut:

1.            Penempatan dan penggunaan kata yang tepat

2.            Menghindari penggunaan kalimat panjang dan bertele-tele

3.            Penggunaan paragraph

4.            Penggunaan ejaan

5.            Sebaiknya proposal ditulis dengan huruf yang mudah dibaca

6.            Tidak menyisakan kekosongan yang luas

7.             Menggunakan spasi 1.5

8.            Margin

9.            Diberi nomer halaman

10.       Format bullet atau angka dpat digunakan ketika ada tiga poin atau lebih dalam satu paragraph

11.       Menggunakan jenis kertas yang netral

12.       Sebaiknya tidak menggunakan kemasan yang tampak mahal

13.       Ejaan dan tatabahasa sebaiknya diperiksa ulang

14.       Sumber referensi luar harus disebut dengan tepat

15.       Proposal beserta doumen lain diletakkan dalam sebuah folder atau binder

16.       Sebaiknya disertakan surat pengantar

17.       Proposal perlu memiliki struktur dan logika yang jelas

18.       Penulisan kegiatan harus jelas

19.       Hasilnya harus dapat diukur/dinilai dengan angka-angka yang pasti

20.       Kirimkan proposal hanya jika telah pasti bahwa proposal telah memenuhi criteria donator

21.       Mencantumkan nama organisasi dan tanggal pada setiap dokumen

22.       Jelaskan berapa banyak dana dan moril yang dibutuhkan dari doonatur

23.        Jumlah dana yang diperlukan dalam kegiatan harus rasional

24.       Jelaskan tujuan jangka panjang organisasi dan tujuan jangka pendek dari kegiatan yang dilakukan.

25.       Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan

26.       Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia

27.       Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis

28.       Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.

29.       Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

30.       Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.

J.     Ragam Proposal

Adapun ragam proposal sebagai berikut. Berdasarkan bentuknya proposal dapat dibagi menjadi dua, yaitu:

1.            Formal

Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu bagian pendahuluan, isi proposal, dan bagian pelengkap penutup. Bagian pendahuluan terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan. Bagian isi proposal terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya. Sedangkan bagian pelengkap penutup berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya.

2.            Non Formal

Proposal non formal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti bentuk formal. Proposal non formal biasanya disampaikan dalam bentuk memorandum atau surat sehingga sebuah proposal non formal harus selalu mengandung hal-hal berikut yaitu, masalah, saran, pemecahan, dan permohonan.

3.            Semi Formal

Proposal semi formal hampir sama dengan proposal non formal yaitu variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti bentuk formal Sedangkan ragam proposal berdasarkan tujuan penulisnya adalah sebagai berikut:

4.            Proposal riset/penelitian

Adalah proposal yang bertujuan untuk mengajukan pengadaan riset maupun penelitian. Proposal penelitian terdiri atas, sebagai berikut:

a.            Proposal penelitian pengembangan Kegiatan penelitian pada dasarnya berupaya mencari jawaban terhadap suatu permasalahan, sedangkan kegiatan pengembangan berupaya menerapkan temuan atau teori untuk memecahkan suatu permasalahan.

b.            Proposal penelitian kajian pustaka Proposal kajian pustaka menggunakan telaah yang dilaksanakan untuk memecahkan suatu masalah dan pada dasarnya bertumpu pada penelaahan kritis dan mendalam terhadap bahan-bahan pustaka yang relevan. Telaah pustaka semacam ini biasanya dilakukan dengan cara mengumpulkan data atau informasi dari berbgai sumber pustaka yang kemudian disajikan dengan cara baru dan atau untuk keperluan baru.

c.             Proposal penelitian kualitatif Proposal penelitian kualitatif bersifat deskriptif dan cenderung menggunakan analisis dengan pendekatan induktif. Proses dan makna (perspektif subjek) lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif

d.            Proposal penelitian kuantitatif Proposal kuantitatif pada dasarnya menggunakan suatu penelitian dengan pendekatan deduktif-induktif.

e.             Proposal acara Adalah proposal yang bertujuan untuk mengajukan pengadaan suatu acara/ kegiatan.

f.              Proposal kerjasama Adalah proposal yang bertujuan untuk mengajukan usulan kerja sam dengan pihak/lembaga lain.

g.            Proposal permohonan dana Adalah proposal yang bertujuan untuk mengajukan permohonan/ permintaan dana.

h.            Proposal kerja praktek Adalah proposal yang bertujuan untuk mengajukan permohonan kerja praktek.

i.                    Proposal usaha Adalah proposal yang disusun oleh seseorang atau sekelompok orang untuk mendirikan suatu usaha.

Kesimpulan

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal, dan untuk mendapat persetujuan maupun bantuan dari pihak lain. Adapun ciri-ciri proposal sebagai berikut:

1.            Ada pihak yang mengajukan.

2.            Ada pihak yang menyetujui.

3.            Terdapat gambaran kegiatan secara umum.

4.            Dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan.

5.            Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan.

Manfaat proposal adalah dapat mengarahkan panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut dan menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak pihak yang ingin mengetahui kegiatan tersebut yntuk meyakinkan para donatur/sponsor agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan tersebut. Proposal dibuat bertujuan untuk menjabarkan atau menjelasan sebuah tujuan kepada si pembaca (individu atau perusahaan) sehingga mereka memperoleh pemahaman mengenai tujuan tersebut lebih mendetail. Dan dari proposal tersebut diharapkan dapat memberikan informasi yang sedetail mungkin kepada si pembaca, sehingga akhirnya memperoleh persamaan visi, misi, dan tujuan. Hal-hal yang perlu dimuat dalam proposal antara lain :

1.            nama proposal

2.            Pendahuluan

3.            Tujuan

4.            bentuk/jenis kegiatan

5.            Pelaksanaan

6.            panitia pelaksana (terlampir)

7.            biaya/dana (rincian terlampir)

8.            Harapan

9.            Lampiran

Saran

Penyusunan suatu proposal yang digunakan sebagai rancangan, rencana, atau sebagai prasyarat pengajuan kegiatan hendaknya dapat mewakili terhadap kegiatan yang akan dilaksanakan. Proposal yang merupakan suatu rancangan kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang ingin dilakukan hendaknya dapat mewakili kegiatan itu sendiri. Sehingga ketika ada orang lain yang membaca akan segera memahami bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan.